İşletmenize yeni bir çalışan katıldığında, BT tarafında hazırlık yapmak çalışanın ilk gününü hızlı ve verimli geçirmesi için kritik öneme sahiptir. Hazırlıksız bir başlangıç, çalışanın motivasyonunu düşürür ve zaman kaybına yol açar. Bu rehberde, yeni bir çalışan için BT kurulum sürecini baştan sona ele alıyoruz — böylece ekibiniz sistematik ve sorunsuz bir onboarding (işe alım) süreci yürütebilir.
BT Onboarding (İşe Alım) Süreci Neden Önemli?
Yeni çalışan işe başladığında bilgisayarı hazır değilse, e-posta hesabına erişemiyorsa veya yazılımlara giriş yapamıyorsa ilk gün boşa geçer. Bu durum, çalışanın şirket hakkındaki ilk izlenimini olumsuz etkiler. Bir BT onboarding checklist'i (kontrol listesi), her yeni çalışan için aynı standart süreci takip etmenizi sağlar — bu da hem BT ekibinizin işini kolaylaştırır hem de çalışan deneyimini iyileştirir.
Yeni Çalışan İçin BT Kurulum Checklist'i
Aşağıdaki adımları takip ederek yeni çalışan için eksiksiz bir BT altyapısı hazırlayabilirsiniz. Bu liste, işe başlama tarihinden önce, ilk gün ve ilk hafta boyunca yapılması gereken işlemleri kapsar.
1. İşe Başlama Tarihinden Önce (Pre-Boarding)
Yeni çalışanın ilk iş gününden önce aşağıdaki hazırlıkları tamamlamalısınız:
- Donanım temini: Çalışanın ihtiyaç duyduğu dizüstü bilgisayar, monitör, klavye, fare, kulaklık gibi ekipmanları tedarik edin. Eğer uzaktan çalışacaksa bu cihazların kargo ile gönderilmesini planlayın.
- Kullanıcı hesabı oluşturma: Windows veya macOS işletim sisteminde yerel veya domain (etki alanı) kullanıcı hesabı oluşturun. Active Directory kullanıyorsanız, çalışanı uygun kullanıcı grubuna ekleyin.
- E-posta hesabı açma: Şirket e-posta adresini (örneğin, ad.soyad@firmaniz.com) oluşturun. Microsoft 365 veya Google Workspace gibi bulut tabanlı e-posta hizmetleri kullanıyorsanız, kullanıcı hesabını yönetim panelinden ekleyin.
- Lisans atama: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, CRM yazılımı gibi lisans gerektiren araçlar için yeni çalışana gerekli lisansları atayın. Microsoft 365 için Yönetim Merkezi'nden Kullanıcılar > Etkin Kullanıcılar bölümünden ilgili kullanıcıya lisans atayabilirsiniz.
- VPN ve uzaktan erişim: Çalışan ofis dışından bağlanacaksa VPN hesabı ve gerekli kurulum dosyalarını hazırlayın. Uzak masaüstü bağlantısı (RDP) gerekiyorsa ilgili izinleri tanımlayın.
2. İşletim Sistemi ve Donanım Kurulumu
Bilgisayarın işletim sistemini kurun ve çalışana özel yapılandırmaları tamamlayın:
- Windows 11 kullanıcı hesabı oluşturma: Ayarlar > Hesaplar > Aile ve Diğer Kullanıcılar bölümüne gelin. 'Hesap Ekle' butonuna tıklayın. Eğer yerel hesap açmak istiyorsanız, 'Bu kişinin oturum açma bilgilerine sahip değilim' ve ardından 'Microsoft hesabı olmayan bir kullanıcı ekle' seçeneğini işaretleyin. Kullanıcı adı ve şifre belirleyip hesabı oluşturun.
- macOS kullanıcı hesabı: Sistem Tercihleri > Kullanıcılar ve Gruplar bölümünden yeni kullanıcı ekleyin. Yönetici yetkisi gerekip gerekmediğini belirleyin.
- Donanım bağlantıları: Yazıcı, tarayıcı, çok fonksiyonlu cihaz (MFP) gibi ofis ekipmanlarını ağa bağlayın ve çalışanın bilgisayarında tanımlayın.
- Güvenlik ayarları: BitLocker (Windows) veya FileVault (macOS) ile disk şifreleme etkinleştirin. Antivirüs yazılımı kurun ve güncel olduğundan emin olun.
3. Yazılım ve Uygulamalar
Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli yazılımları kurun:
- Ofis uygulamaları: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) veya Google Workspace uygulamalarını yükleyin.
- İletişim araçları: Microsoft Teams, Slack, Zoom gibi iletişim platformlarını kurun ve kullanıcı hesabını tanımlayın.
- İşe özel yazılımlar: CRM (müşteri ilişkileri yönetimi), ERP (kurumsal kaynak planlaması), muhasebe yazılımı, tasarım araçları gibi departmana özel uygulamaları yükleyin.
- Tarayıcı ve eklentiler: Şirketin kullandığı varsayılan tarayıcıyı (Chrome, Edge, Safari) kurun. Gerekiyorsa şifre yöneticisi eklentisi ekleyin.
4. Hesap ve Erişim Yetkilendirmeleri
Çalışanın hangi sistemlere, klasörlere ve verilere erişebileceğini belirleyin:
- Ağ sürücüleri: Paylaşımlı dosya sunucusunda (file server) veya NAS cihazında ilgili klasörlere erişim izni verin.
- Yazılım kullanıcı hesapları: CRM, proje yönetim aracı, muhasebe yazılımı gibi sistemlerde kullanıcı hesabı oluşturun ve gerekli yetkileri tanımlayın.
- Veritabanı erişimi: Eğer çalışan veritabanına erişecekse, SQL Server, MySQL gibi veritabanı yönetim sistemlerinde kullanıcı hesabı açın.
- Bulut depolama: OneDrive, Google Drive, Dropbox gibi bulut depolama hizmetlerinde klasör paylaşımı yapın.
5. Güvenlik ve Uyumluluk
Yeni çalışanın güvenli şekilde çalışabilmesi için gerekli güvenlik önlemlerini alın:
- İki faktörlü doğrulama (2FA): E-posta, VPN ve diğer kritik sistemler için iki faktörlü kimlik doğrulama etkinleştirin.
- Şifre politikası: Güçlü şifre oluşturma kurallarını açıklayın. Şifre yöneticisi (password manager) kullanımını teşvik edin.
- Güvenlik eğitimi: Phishing (oltalama) saldırıları, şüpheli e-postalar ve sosyal mühendislik saldırıları hakkında kısa bir bilgilendirme yapın.
- KVKK uyumu: Çalışanın kişisel verileri işlerken dikkat etmesi gereken noktaları ve KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) yükümlülüklerini hatırlatın.
6. İlk Gün Kontrolleri
Çalışanın işe başladığı ilk gün aşağıdaki kontrolleri yapın:
- Giriş testleri: E-posta hesabına giriş yapabildiğinden, tüm yazılımlara erişebildiğinden emin olun.
- Yazıcı ve tarayıcı testi: Ağ yazıcısından deneme çıktısı alın ve tarayıcıyı test edin.
- VPN bağlantısı: Uzaktan çalışma söz konusuysa VPN bağlantısının çalıştığını doğrulayın.
- Destek bilgileri: BT destek hattının telefon numarası, e-posta adresi veya ticketing (talep yönetim) sisteminin adresini paylaşın.
7. İlk Hafta ve Takip
İlk hafta boyunca çalışanla iletişimde kalın:
- Geri bildirim: Çalışandan BT kurulumu ve sistemlere erişim konusunda geri bildirim isteyin. Sorun varsa hemen çözün.
- Ek yazılım talepleri: İlk günlerde ortaya çıkabilecek ek yazılım veya erişim taleplerini değerlendirin.
- Eğitim materyalleri: Şirket içi sistemler, dosya paylaşım kuralları, güvenlik politikaları hakkında kısa dökümanlar veya video eğitimler sağlayın.
8. Dokümantasyon ve Checklist Takibi
Tüm bu adımları bir Excel tablosu, Google Sheets veya özel bir BT yönetim aracı üzerinden takip edin. Her yeni çalışan için aynı checklist'i kullanarak hiçbir adımı atlamadığınızdan emin olun. Checklist'te şu bilgiler yer almalı:
- Çalışan adı ve departmanı
- İşe başlama tarihi
- Donanım ve yazılım listesi
- Hesap bilgileri (kullanıcı adı, e-posta adresi)
- Tamamlanan adımlar ve tarihler
- Sorumlu BT personeli
Sprint Teknoloji ile Profesyonel BT Destek
Yeni çalışanlar için BT kurulum sürecini hızlı ve hatasız yönetmek, özellikle büyüyen işletmeler için zaman alıcı olabilir. Eğer şirketinizde BT onboarding sürecini sistematik hale getirmek veya çalışan bilgisayarlarının merkezi yönetimi konusunda destek almak isterseniz, Kağıthane merkezli Sprint Teknoloji olarak kurumsal BT hizmetleri ve yönetilen BT çözümleri sunuyoruz.
