GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) işletmelere ücretsiz sunduğu e-fatura sistemidir. Kendi muhasebe yazılımınız yoksa veya daha küçük ölçekli bir işletmeyseniz, bu portal üzerinden elektronik fatura oluşturabilir ve gönderebilirsiniz. Peki, GİB Portal üzerinden e-fatura nasıl gönderilir? Bu rehberde, portala girişten fatura gönderme işleminin tamamlanmasına kadar tüm adımları sırasıyla anlatacağız.
E-fatura gönderebilmek için öncelikle portala giriş yapmanız gerekiyor. Bunun için mali mühür (tüzel kişi iseniz) veya nitelikli elektronik imza (şahıs işletmesi iseniz) sertifikanız bulunmalıdır. Sertifika genellikle akıllı kart (e-imza kartı) formatındadır ve bilgisayarınıza takılı bir kart okuyucu ile çalışır.
Not: İmzalama aracında 'sertifika okunamıyor' veya 'kartınız takılı değil' gibi hatalar alıyorsanız, önce kartınızın düzgün takılı olduğundan, okuyucunuzun çalıştığından ve sürücülerin güncel olduğundan emin olun. Çoğu hata bu adımda düzelir.
Portala giriş yaptıktan sonra, faturanızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Sol menüde bulunan seçeneklerden 'Fatura Oluştur' butonuna tıklayın.
E-faturanızı göndermeden önce, mali mühür ile dijital olarak imzalamanız gerekir. İmzalanmış fatura değiştirilemez, bu nedenle bu adıma geçmeden önce tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olun.
Önemli: Mali mühürle imzalandıktan sonra fatura resmiyet kazanır ve içeriği değiştirilemez. Eğer bir hata fark ederseniz, faturayı iptal edip yenisini kesmeniz veya iade faturası düzenlemeniz gerekir. İptal işlemi fatura tarihinden itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır ve iptal için ayrı bir portal (e-Fatura İptal/İtiraz Portalı) kullanılır.
İmzalanan fatura henüz alıcıya ulaşmamıştır. Faturayı göndermek için birkaç adım daha kaldı.
Eğer alıcı e-fatura mükellefi ise, fatura doğrudan onun 'Gelen Kutusu'na düşecektir. Alıcı e-fatura mükellefi değilse (yani e-arşiv fatura kestiyseniz), faturayı PDF veya çıktı olarak alıcıya kargo veya e-posta ile manuel olarak göndermeniz gerekir. GİB Portal, e-arşiv faturayı alıcıya otomatik iletmez.
Faturanızı gönderdikten sonra, durumunu takip edebilirsiniz. Sol menüde 'Giden Kutusu' altındaki 'Gönderilmiş Faturalar' bölümüne gidin. Burada gönderdiğiniz tüm faturalar listelenecektir. Fatura durumu 'İletildi', 'Kabul Edildi', 'Reddedildi' gibi statüler gösterebilir. Eğer alıcı ticari fatura için 7 gün içinde herhangi bir işlem yapmazsa, fatura otomatik olarak 'Kabul Edilmiş' sayılır.
'İmzalama aracına erişilemedi' hatası: Bu hatanın en yaygın nedeni, imzalama aracının çalışmaması veya sertifikanın düzgün okunmamasıdır. Kart okuyucunuzu kontrol edin, imzalama yazılımını yeniden başlatın ve tarayıcınızı yenileyin.
'Alıcı bulunamadı' hatası: Eğer girdiğiniz VKN veya TCKN sistemde kayıtlı değilse bu hatayı alırsınız. Alıcı bilgilerini manuel olarak girmeniz gerekecektir. Fatura kesmeden önce, alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını GİB'in 'Sisteme Kayıtlılar' listesinden kontrol edebilirsiniz.
Fatura 'Bekliyor' durumunda kaldı: Bazen faturalar gönderim sırasında takılabilir. Birkaç dakika bekleyin; eğer durum değişmezse, faturayı yeniden göndermeyi deneyin veya GİB destek hattını arayın.
GİB Portal, küçük işletmeler için kullanışlı olsa da bazı sınırlamaları vardır: faturalar yalnızca 6 ay sistemde saklanır, toplu fatura kesme özelliği yoktur ve her girişte mali mühür takılması gerekir. Eğer aylık fatura hacminiz yüksekse, özel entegratör yazılımlar (muhasebe programları) veya kurumsal e-fatura çözümleri daha verimli olabilir. Bu tür sistemler, fatura kesme sürecini otomatikleştirir ve muhasebe kayıtlarınızla entegre çalışır.
E-fatura süreci ilk başta karmaşık görünse de, bir-iki kez uyguladıktan sonra alışacaksınız. Eğer portal kullanımında veya mali mühür kurulumunda sürekli sorun yaşıyorsanız, profesyonel BT desteği almak süreci hızlandırabilir. Sprint Teknoloji olarak, işletmenizin e-fatura altyapısını kurmak, muhasebe yazılımlarınızla entegre etmek ve teknik sorunları çözmek konusunda yanınızdayız.
